Política de Privacidad

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es Paul Werner Osinga León, quien opera la plataforma bajo la marca ListoAgent, identificado con NIT 700.291.675-8, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia.

Sitio web: https://www.listoagent.net. Correo de contacto general: [email protected].

Esta política se aplica al sitio web, al panel de administración y a la infraestructura conversacional de ListoAgent. Se redacta conforme al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD) y a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia. La Política de Tratamiento de Datos Personales desarrolla en detalle el régimen colombiano y el procedimiento para ejercer sus derechos.

Para cualquier asunto relacionado con sus datos personales, incluido el ejercicio de derechos, escriba a [email protected]. El área encargada es Responsable de Protección de Datos, ListoAgent. Es un canal gratuito y monitoreado; no necesita formularios especiales ni un abogado para usarlo.

Si desea que eliminemos sus datos, también puede usar el formulario público de solicitud de eliminación de datos, disponible sin necesidad de tener cuenta.

ListoAgent cumple dos papeles distintos, y es importante saber cuál aplica a usted:

ListoAgent como Responsable (controller)

De los datos de sus propios clientes (las empresas que contratan la plataforma y sus usuarios administradores), de la facturación, de los visitantes de este sitio web, de quienes escriben a los correos de contacto y de los registros de seguridad de la plataforma.

ListoAgent como Encargado (processor)

Del contenido de los mensajes intercambiados con los clientes finales de cada empresa, de los perfiles de contacto, de los resúmenes de memoria por contacto, de los documentos de conocimiento que la empresa carga y de las audiencias de campañas. Sobre estos datos actuamos únicamente según las instrucciones de la empresa cliente.

El personal de ListoAgent solo accede a los datos de una empresa cliente cuando es necesario para atender una solicitud de soporte técnico o un error, a petición de esa empresa o con su autorización, y sin extraerlos ni compartirlos.

Cuando usted ejerce un derecho (acceso, rectificación, supresión u otro) sobre una conversación que tuvo con una empresa, hacemos dos cosas: remitimos su solicitud a esa empresa, que es quien decide sobre sus datos, y la aceptamos directamente a través de [email protected] o del formulario de eliminación de datos, de modo que usted siempre tenga una vía para pedir la eliminación aunque no sepa a quién acudir. Si la solicitud es de supresión, la ejecutamos sobre los datos que almacenamos y notificamos a la empresa.

Cuando los datos no provienen directamente de usted, los recibimos de la empresa con la que usted conversó (por ejemplo, su nombre en su agenda o su historial comercial) o de Meta Platforms, que nos entrega su número de teléfono y el nombre de perfil que usted configuró en WhatsApp al enviarnos su mensaje.

Datos que usted nos facilita

• Cuenta de cliente: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada únicamente como hash), nombre de la empresa, rol y espacio de trabajo.
• Configuración de la plataforma: credenciales de canales y de proveedores de modelos de lenguaje que la empresa registra en el panel (cifradas en reposo), persona del agente, habilidades y documentos de conocimiento.
• Contacto comercial: nombre, correo, empresa y mensaje enviados a través del formulario de contacto del sitio.
• Conversaciones: el texto, los archivos de audio y los archivos adjuntos que usted envía a una empresa por WhatsApp o Telegram, junto con su número de teléfono o identificador de Telegram y el nombre de perfil.

Datos que se generan al usar el servicio

• Perfil de contacto y memoria: resúmenes automáticos de la conversación (por ejemplo, el producto por el que usted preguntó) que el asistente usa para no repetir preguntas.
• Registros técnicos: registros del sistema, estados de entrega de mensajes y, cuando usted abre un enlace enviado en una campaña, la fecha del clic y el agente de usuario de su navegador. No registramos su dirección IP en los clics.
• Preferencias del navegador: tema e idioma del panel, guardados en su propio dispositivo. Ver la Política de Cookies.
• Datos de usuario de Google, solo cuando una empresa cliente conecta Google Calendar: ver la sección 7.

Datos que recibimos de terceros

De Meta Platforms (WhatsApp Business Cloud API) y de Telegram recibimos los mensajes que usted envía, su identificador en esa red y su nombre de perfil. De las empresas cliente recibimos los datos de contacto que ellas cargan para sus campañas y la información que mantienen sobre usted en su mini-CRM. De Google, únicamente lo que describe la sección 7.

No solicitamos datos sensibles (salud, origen étnico, opiniones políticas, creencias, vida sexual, datos biométricos). Si usted los incluye espontáneamente en una conversación, se tratan solo para responderle y bajo la responsabilidad de la empresa con la que conversa.

Tratamos sus datos únicamente para las finalidades siguientes, cada una con su base jurídica del artículo 6 del RGPD:

Prestar el servicio contratado a la empresa cliente

Crear y administrar cuentas, autenticar usuarios, enrutar mensajes y facturar. Base: ejecución de un contrato, Art. 6(1)(b).

Responder conversaciones por cuenta de la empresa cliente

Recibir su mensaje, generar una respuesta con un modelo de lenguaje, mantener el historial y la memoria del contacto. Base: instrucciones de la empresa Responsable en virtud del contrato de encargo, Art. 28; la base jurídica frente a usted la determina esa empresa (normalmente Art. 6(1)(b) o 6(1)(f)).

Reflejar las reservas en el Google Calendar de la empresa

Solo cuando la empresa cliente conecta Google Calendar (sección 7). Base: ejecución del contrato con la empresa cliente, Art. 6(1)(b), y la autorización que su administrador otorga en la pantalla de consentimiento de Google.

Enviar campañas de mensajería

Entregar mensajes de plantilla a audiencias que la empresa cliente define. Base: consentimiento previo (opt-in) recabado por la empresa, Art. 6(1)(a); la empresa debe poder demostrarlo.

Atender sus consultas y solicitudes

Responder al formulario de contacto y a las peticiones de derechos. Base: interés legítimo en atender a quien nos escribe, Art. 6(1)(f), y obligación legal para las solicitudes de derechos, Art. 6(1)(c).

Seguridad y prevención de abuso

Registros del sistema, control de acceso, detección de accesos indebidos, aislamiento por tenant. Base: interés legítimo en proteger la plataforma y a sus usuarios, Art. 6(1)(f).

Medir la efectividad de campañas

Contar aperturas de enlaces rastreados y conversiones reportadas por el sitio de la empresa. Base: interés legítimo de la empresa cliente, Art. 6(1)(f), limitado a datos agregados y sin dirección IP.

Cumplir obligaciones legales

Conservar registros contables, atender requerimientos de autoridades, notificar incidentes de seguridad. Base: obligación legal, Art. 6(1)(c).

Intereses legítimos que invocamos

Cuando usamos el artículo 6(1)(f), nuestros intereses legítimos son: mantener la plataforma segura y disponible, responder a quien nos contacta y permitir que la empresa cliente conozca el resultado agregado de sus campañas. Hemos ponderado esos intereses frente a sus derechos y limitado los datos al mínimo necesario. Puede oponerse en cualquier momento (ver sección 11).

A efectos del artículo 22 del RGPD: el asistente no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre usted ni que le afecten de modo similar de forma significativa (no aprueba créditos, no fija precios personalizados, no rechaza servicios). Se limita a informar y a orientar; cualquier decisión con efectos sobre usted la toma la empresa cliente con intervención humana. Si en algún caso considera que ha sido objeto de una decisión automatizada relevante, tiene derecho a obtener intervención humana, a expresar su punto de vista y a impugnar la decisión.

El asistente puede generar respuestas inexactas. La empresa cliente es quien decide qué información le entrega al asistente y quién supervisa su comportamiento.

ListoAgent ofrece una integración opcional de reservas con Google Calendar. Solo se activa cuando un administrador de una empresa cliente decide conectar su cuenta de Google desde el módulo de reservas del panel; los visitantes del sitio y las personas que conversan con el asistente nunca inician sesión con Google ni nos entregan datos de su cuenta de Google.

Qué permiso solicitamos

Al conectar la cuenta pedimos dos permisos de Google Calendar, uno para cada cosa que hace la función de reservas: https://www.googleapis.com/auth/calendar.calendarlist.readonly, de solo lectura, para listar los calendarios de la cuenta conectada y que el administrador elija dónde se registran las reservas; y https://www.googleapis.com/auth/calendar.events, para crear, actualizar y eliminar los eventos de las reservas en el calendario que eligió el administrador. No solicitamos acceso a Gmail, a Google Drive, a los contactos ni a ningún otro servicio de Google.

Las conexiones hechas antes del 16 de octubre de 2026 pueden conservar el permiso más amplio https://www.googleapis.com/auth/calendar hasta que el administrador desconecte y vuelva a conectar la cuenta. ListoAgent lo usa solo para esas mismas dos operaciones.

A qué datos accedemos y para qué

• La lista de calendarios de la cuenta conectada (identificador y nombre), al conectar la cuenta y cuando el administrador elige o cambia el calendario, para que decida en cuál se registran las reservas. Guardamos el identificador del calendario que el administrador elige como predeterminado y el de cualquier calendario asignado a un miembro del equipo o recurso; los nombres de los demás calendarios no se guardan. Un identificador de calendario puede ser la dirección de correo de la cuenta conectada (Google la usa para el calendario principal).
• Los eventos de las reservas que el propio ListoAgent crea en el calendario elegido: los crea cuando se confirma una reserva, los actualiza cuando cambia y los elimina cuando se cancela. Cada evento contiene el nombre del tipo de cita, la fecha y hora de inicio y de fin y, como invitados, el nombre y el correo electrónico que el cliente final facilitó al reservar y el nombre y el correo electrónico de los proveedores o recursos que la empresa cliente vinculó a ese servicio en el panel. Google envía a cada invitado la invitación al evento y los avisos cuando la reserva se reprograma o se cancela. El número de teléfono del cliente final nunca se envía a Google. De cada evento solo guardamos el identificador y la etiqueta de versión (etag) que Google devuelve, para poder actualizarlo o eliminarlo después.

La finalidad es reflejar en el calendario de la empresa las citas que se reservan a través de ListoAgent y que Google Calendar avise por correo electrónico al cliente final y a los proveedores o recursos invitados de la cita, de sus cambios y de su cancelación. No leemos el contenido de otros eventos del calendario ni consultamos su disponibilidad (libre/ocupado): la disponibilidad que ofrece el asistente sale de los horarios que la empresa configura en el panel, no de Google Calendar. Por eso ningún dato de Google Calendar llega al asistente ni a los proveedores de modelos de lenguaje.

Cómo los guardamos

Guardamos el token de actualización (refresh token) que Google emite al conectar la cuenta, cifrado en reposo con AES-256-GCM y asociado únicamente a la empresa cliente que lo conectó, junto con los permisos concedidos. Ninguna otra empresa cliente puede usarlo. Los identificadores de los calendarios en uso (el predeterminado y los asignados a un miembro del equipo o recurso) se guardan con los registros de las reservas y la configuración del equipo y los recursos. El correo electrónico que la empresa cliente registra para cada proveedor o recurso se guarda con esa misma configuración, y el nombre y el correo del cliente final forman parte del registro de la reserva. El token de acceso de corta duración se obtiene cuando hace falta y no se guarda. Los datos viajan cifrados (HTTPS/TLS) entre Google, nuestros servidores y el panel.

Plazos de conservación de los datos de Google

Token de actualización y permisos concedidos

Mientras la integración esté conectada. Se eliminan de inmediato al desconectar Google Calendar desde el panel.

Identificadores de calendario (el predeterminado y los asignados a un miembro del equipo o recurso)

Se conservan con los registros de las reservas y de los eventos y con la configuración del equipo y los recursos, igual que los identificadores de los eventos: se eliminan con los datos de la cuenta (sección 10) o antes si usted lo solicita a la dirección de privacidad. Desconectar Google Calendar no los elimina.

Identificador y etiqueta de versión de cada evento creado

Junto con la reserva a la que corresponden, mientras la empresa cliente mantenga su cuenta, para poder actualizar o eliminar ese evento. Se eliminan con los datos de la cuenta (sección 10) o antes si usted lo solicita a la dirección de privacidad.

Correo electrónico de los proveedores y recursos

Mientras el proveedor o recurso esté registrado en el panel: la empresa cliente puede cambiarlo o borrarlo en cualquier momento desde el panel, y se elimina con los datos de la cuenta cuando esta se elimina (sección 10).

Lista de calendarios y token de acceso

No guardamos ninguno de los dos: se usan en el momento y se descartan.

Quién recibe los datos de Google

• Railway Corp. (Estados Unidos), nuestro proveedor de alojamiento y de base de datos, almacena el token cifrado y los identificadores descritos arriba por cuenta nuestra.
• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos), el proxy inverso de todo el tráfico web, transporta cifrada la lista de calendarios cuando el administrador la consulta en el panel; no la almacena.
• El cliente final y los proveedores o recursos invitados, que reciben de Google Calendar la invitación al evento y sus actualizaciones: el nombre del tipo de cita, la fecha y hora y los nombres y correos electrónicos de los demás invitados, tal como Google los muestra en la invitación.
• Los administradores de la empresa cliente que conectó la cuenta, que ven la lista de calendarios y el estado de sincronización en el panel.

Ningún proveedor de modelos de lenguaje, de correo electrónico, de mensajería ni de almacenamiento de archivos recibe datos de usuario de Google, y no los compartimos con nadie más que los destinatarios anteriores.

Lo que no hacemos

Ni vendemos ni compartimos estos datos: no los transferimos a terceros salvo lo necesario para prestar la integración o cuando la ley lo exija, no los usamos para publicidad y no los usamos para entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial o de aprendizaje automático.

Nadie lee los datos de usuario de Google, salvo en estos casos: (a) con la autorización explícita de la empresa cliente para atender una solicitud de soporte técnico o un error; (b) por seguridad, para investigar abusos o ataques; o (c) para cumplir la ley.

Cómo desconectar y eliminar el acceso

El administrador puede desconectar Google Calendar en cualquier momento desde el módulo de reservas del panel. Al hacerlo pedimos a Google que revoque el acceso de ListoAgent a la cuenta, eliminamos de inmediato el token almacenado y cancelamos las sincronizaciones pendientes. Los eventos ya creados permanecen en su calendario y puede eliminarlos desde Google Calendar. La desconexión se completa aunque Google no confirme la revocación: puede confirmarlo o retirarlo en cualquier momento en https://myaccount.google.com/permissions. También puede pedirnos la eliminación escribiendo a [email protected].

Compartimos datos únicamente con las categorías de destinatarios siguientes:

• Las empresas cliente, que reciben las conversaciones y los perfiles de sus propios contactos, en su calidad de Responsables.
• Plataformas de mensajería (Meta Platforms para WhatsApp; Telegram si la empresa lo habilita), que transportan los mensajes. Meta es proveedor directo de la empresa cliente bajo los Términos de WhatsApp Business.
• Proveedores de infraestructura de alojamiento y base de datos, que tratan los datos por cuenta nuestra bajo contrato.
• Proveedores de modelos de lenguaje, que reciben el contenido de la conversación para generar la respuesta, solo aquellos que cada empresa cliente configura en su panel. Nunca reciben datos de usuario de Google (sección 7).
• Google LLC (Google Calendar), solo cuando la empresa cliente conecta su Google Calendar: recibe los datos de cada reserva descritos en la sección 7, incluidos el nombre y el correo electrónico del cliente final y de los proveedores o recursos invitados, para crear el evento y enviarles la invitación.
• Autoridades públicas, cuando una norma o una orden vinculante nos obligue.

La lista completa y actualizada, con la ubicación de cada proveedor, está en la página de Subencargados y proveedores. ListoAgent no es un negocio de datos: no vendemos, compartimos ni monetizamos datos personales, ni los cedemos para publicidad de terceros; solo los comunicamos a los destinatarios anteriores en la medida necesaria para prestar el servicio o cumplir la ley.

ListoAgent opera desde Colombia y sus proveedores de infraestructura y de modelos de lenguaje están en los Estados Unidos; la plataforma de WhatsApp opera desde Irlanda y los Estados Unidos. Colombia no cuenta con una decisión de adecuación de la Comisión Europea, y los Estados Unidos solo la tienen para las organizaciones certificadas en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

Para las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo nos apoyamos en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914), incorporadas en los contratos de tratamiento con cada proveedor, complementadas con cifrado en tránsito y en reposo y con la evaluación del impacto de la transferencia. Cuando un proveedor está certificado en el Marco de Privacidad de Datos, esa certificación se usa como garantía adicional.

Para los titulares en Colombia, las transferencias a países que la Superintendencia de Industria y Comercio no ha declarado con nivel adecuado de protección se realizan con su autorización expresa e inequívoca, o al amparo de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, en particular la ejecución de un contrato entre usted y el Responsable. Puede solicitar copia de las garantías aplicables escribiendo a [email protected].

Conservamos los datos solo mientras son necesarios para la finalidad que justificó su recogida:

Cuenta de cliente y configuración

Mientras la cuenta esté activa y hasta 30 días después de su cancelación, para permitir la exportación y la reactivación. Después se elimina.

Conversaciones, perfiles de contacto y memoria

Mientras la empresa cliente mantenga su cuenta y no solicite su eliminación. Se eliminan cuando la empresa borra el contacto o la conversación, cuando usted lo solicita y prospera, o cuando la cuenta se cancela.

Documentos de conocimiento y audiencias de campañas

Mientras la empresa cliente los mantenga cargados; se eliminan al retirarlos o al cancelar la cuenta.

Datos de usuario de Google

Según la sección 7: el token y los permisos hasta que se desconecta la integración; los identificadores de los calendarios y de los eventos, junto con las reservas y la configuración a las que corresponden.

Registros técnicos del sistema

Por defecto, 7 días; la empresa cliente puede configurar otra ventana en su panel. Los estados de entrega y clics de campañas se conservan junto con la campaña.

Sesión del panel

El token de sesión caduca a los 7 días y se elimina al cerrar sesión.

Correspondencia y solicitudes de derechos

Hasta 3 años desde su cierre, como prueba de la atención dada.

Registros contables y tributarios

Durante los plazos que exige la legislación tributaria y comercial colombiana.

Al vencer cada plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible. Las copias de seguridad se sobrescriben en ciclos cortos y no se restauran salvo para recuperar el servicio.

Usted tiene, en los términos del RGPD (artículos 15 a 22) y de la Ley 1581 de 2012, los derechos de:

• Acceso: saber si tratamos datos suyos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos o completar los incompletos.
• Supresión: que eliminemos sus datos cuando ya no sean necesarios, retire su consentimiento o se hayan tratado ilícitamente.
• Limitación del tratamiento: que congelemos el uso de sus datos mientras se verifica su exactitud o se resuelve una oposición.
• Oposición: oponerse, por motivos relacionados con su situación particular, a un tratamiento basado en interés legítimo; y oponerse en todo caso a la mercadotecnia directa.
• Portabilidad: recibir los datos que nos facilitó en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y transmitirlos a otro responsable.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos o similares, en los términos de la sección 6.

Para ejercerlos, escriba a [email protected] indicando qué derecho ejerce y el número de teléfono o correo con el que conversó o se registró, para poder localizar sus datos. Respondemos en el plazo de un mes (RGPD) o en los plazos de la Ley 1581 (detallados en la Política de Tratamiento de Datos Personales), el que resulte más favorable. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Si sus datos están bajo la responsabilidad de una empresa cliente, además de atender su solicitud la remitimos a esa empresa para que también la resuelva (sección 3).

Cuando el tratamiento se base en su consentimiento (por ejemplo, la recepción de campañas por WhatsApp), puede retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior. Para dejar de recibir campañas basta con responder STOP o cualquier mensaje pidiendo la baja; la plataforma registra la baja y la empresa no debe volver a incluirle en una audiencia sin un nuevo consentimiento. También puede retirarlo escribiendo a [email protected]. Una empresa cliente puede retirar la autorización de Google Calendar como se describe en la sección 7.

Si considera que el tratamiento de sus datos vulnera la normativa, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control:

• En Colombia, ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales, www.sic.gov.co. Conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, la queja ante la SIC solo procede una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado.
• En la Unión Europea, ante la autoridad de control del Estado miembro de su residencia habitual, de su lugar de trabajo o del lugar de la supuesta infracción (RGPD, artículo 77). El listado de autoridades está en edpb.europa.eu.

Le agradeceremos que antes nos escriba a [email protected]: la mayoría de los asuntos se resuelven directamente.

Facilitar sus datos no es una obligación legal. Sin embargo, para abrir una cuenta de cliente necesitamos un nombre, un correo y una contraseña; sin ellos no podemos prestar el servicio. Para conversar con una empresa a través de WhatsApp o Telegram, esas plataformas nos entregan necesariamente su identificador y su nombre de perfil; sin ellos el mensaje no puede responderse. Conectar Google Calendar es opcional: las reservas funcionan sin él. Los demás datos (por ejemplo, los que usted comparte voluntariamente en una conversación) son opcionales y su ausencia solo limita la capacidad del asistente de ayudarle.

Si en el futuro quisiéramos tratar sus datos para una finalidad distinta de aquella para la que los recogimos, le informaremos antes de iniciar ese tratamiento y, cuando corresponda, le pediremos su consentimiento (RGPD, artículos 13(3) y 14(4)).

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o del servicio. Los cambios sustanciales se comunicarán a los clientes por correo electrónico y a los usuarios finales mediante aviso en este sitio antes de su entrada en vigor. La fecha de vigencia figura al inicio del documento.