Política de Tratamiento de Datos Personales

Nombre o razón social

Paul Werner Osinga León, quien opera bajo la marca ListoAgent

Identificación

NIT 700.291.675-8

Domicilio

Bogotá D.C., Colombia

Correo electrónico para asuntos de datos personales

[email protected]

Correo electrónico general

[email protected]

Sitio web

https://www.listoagent.net

El canal de atención al Titular es el correo electrónico indicado, que se monitorea de forma permanente, es gratuito y deja constancia de la fecha de cada solicitud.

El Responsable recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales de las siguientes categorías de Titulares: clientes (empresas que contratan la plataforma y sus usuarios administradores), visitantes del sitio web, personas que escriben a los correos de contacto y, en calidad de Encargado, clientes finales de las empresas cliente que conversan con ellas por WhatsApp o Telegram.

Tratamiento

Los datos se recolectan a través del formulario de registro y del panel de administración, del formulario de contacto del sitio, de las plataformas de mensajería (Meta Platforms para WhatsApp; Telegram) y de los archivos que las empresas cliente cargan. Se almacenan en bases de datos cifradas en reposo, alojadas en proveedores de infraestructura contratados por el Responsable, se usan para las finalidades indicadas a continuación y se suprimen al vencer los plazos de conservación descritos en la Política de Privacidad.

Finalidades

1. Crear, administrar y autenticar las cuentas de los clientes y facturar el servicio.
2. Recibir los mensajes que los clientes finales envían a las empresas cliente, generar respuestas mediante un asistente automatizado basado en modelos de lenguaje, y conservar el historial y un resumen de memoria por contacto.
3. Enviar campañas de mensajería a las audiencias que cada empresa cliente define, únicamente a personas que han otorgado su autorización previa a esa empresa.
4. Atender consultas, peticiones y reclamos de los Titulares y responder a las solicitudes comerciales recibidas por el formulario de contacto.
5. Garantizar la seguridad de la plataforma: control de acceso, registros técnicos, aislamiento de la información por cliente y detección de usos indebidos.
6. Medir, en forma agregada y sin dirección IP, la apertura de enlaces enviados en campañas y las conversiones que la empresa cliente reporte.
7. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.

No se recolectan datos sensibles de manera deliberada. Si un Titular los comparte espontáneamente en una conversación, se tratan solo en la medida necesaria para responderle, con las mismas medidas de seguridad, y el Titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Adicionalmente, y en cuanto resulten aplicables, el Titular goza de los derechos de limitación, oposición y portabilidad descritos en la Política de Privacidad.

Gratuidad

El ejercicio de los derechos es gratuito. El acceso a los datos es siempre gratuito (Ley 1581 de 2012, artículo 8, literal f). Conforme al Decreto 1377 de 2013, el Titular puede consultar sus datos de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política que motiven nuevas consultas; el Responsable no cobra por ninguna consulta ni reclamo.

El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares, y ante la cual pueden ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización, es:

Contenido de la solicitud

Toda consulta o reclamo se presenta por escrito al correo indicado en la sección 4 o mediante el formulario público. Debe contener: (i) nombre completo del Titular o de su representante y prueba de la representación; (ii) el número de teléfono, identificador de Telegram o correo electrónico con el que interactuó con la plataforma, para poder localizar los datos; (iii) la descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo; (iv) los documentos que quiera hacer valer; y (v) un medio para recibir la respuesta.

Consultas (Ley 1581 de 2012, artículo 14)

Las consultas se atienden en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos (Ley 1581 de 2012, artículo 15)

1. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo es de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad (Ley 1581 de 2012, artículo 16)

El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

Supresión y revocatoria

El Titular puede solicitar en cualquier momento la supresión de sus datos y la revocatoria de la autorización, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos. Si los datos se tratan por cuenta de una empresa cliente, el Responsable, en su calidad de Encargado, ejecuta la supresión sobre los datos que almacena y traslada la solicitud a esa empresa dentro de los 2 días hábiles indicados. La supresión no procede respecto de la información necesaria para atender el propio reclamo ni de los registros contables que la ley obliga a conservar.

La presente política entra en vigencia el 5 de septiembre de 2026 y rige hasta que sea sustituida por una nueva versión. Cualquier cambio sustancial se comunicará a los Titulares antes de su entrada en vigor, mediante correo electrónico a los clientes y aviso en el sitio web para los demás Titulares.

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la relación contractual con el cliente o la finalidad que justificó su tratamiento, más los plazos de conservación descritos en la Política de Privacidad. Las bases de datos de conversaciones y contactos de cada empresa cliente subsisten mientras esa empresa mantenga su cuenta activa; las de registros contables, durante los plazos legales; las de correspondencia con Titulares, hasta 3 años desde su cierre. Vencida la vigencia, los datos se suprimen o se anonimizan de forma irreversible.

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y el Decreto Único 1074 de 2015, así como de las circulares y guías de la Superintendencia de Industria y Comercio. Sus principios rectores son los de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del Tratamiento

Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. Para los datos de clientes y del sitio, el Responsable es quien se identifica en la sección 1; para las conversaciones de clientes finales, lo es la empresa cliente.

Encargado del Tratamiento

Quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable. ListoAgent es Encargado respecto de los datos de los clientes finales de cada empresa cliente.

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento.

Aviso de Privacidad

Comunicación dirigida al Titular para informarle de la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento, cuando no es posible poner a su disposición la política completa.

Transferencia

Envío de datos a un Responsable ubicado dentro o fuera del país.

Transmisión

Comunicación de datos a un Encargado, dentro o fuera del país, para que los trate por cuenta del Responsable.

El Responsable obtiene la autorización del Titular por cualquier medio que permita su consulta posterior: por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas, como el registro de una cuenta aceptando esta política o el envío de un mensaje a un canal cuyo Aviso de Privacidad se ha puesto a disposición del Titular. Conserva prueba de la autorización y la entrega al Titular cuando la solicite.

Aviso de Privacidad para la recolección en conversaciones

En los canales de mensajería no es posible mostrar esta política completa antes del primer mensaje. Por eso, las empresas cliente se obligan contractualmente a poner a disposición de sus contactos, al inicio de la conversación, un Aviso de Privacidad breve que informe: la identidad del Responsable (la empresa cliente) y del Encargado, que la conversación es atendida por un asistente automatizado con posibilidad de escalar a una persona, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular y el enlace a esta política; y a obtener la autorización previa de cada contacto antes de enviarle campañas.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con el Registro Civil.

Cuando una empresa cliente usa la plataforma para conversar con sus propios clientes, esa empresa es la Responsable del Tratamiento y ListoAgent actúa como Encargado, conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. En esa calidad, el Encargado: trata los datos únicamente según las instrucciones de la Responsable; garantiza su seguridad y confidencialidad; informa a la Responsable de cualquier incidente que afecte a los datos; inserta la leyenda «reclamo en trámite» y traslada a la Responsable, dentro de 2 días hábiles, las consultas y reclamos que reciba; y suprime los datos al terminar el contrato, salvo obligación legal de conservación.

Lo anterior no impide que el Titular presente su solicitud directamente al Encargado por el canal de la sección 4, que la atenderá en los plazos legales sobre los datos que almacena.

El Responsable transmite datos a Encargados ubicados fuera de Colombia (proveedores de alojamiento y de modelos de lenguaje en los Estados Unidos, y la plataforma de WhatsApp en Irlanda y los Estados Unidos), enumerados en la página de Subencargados y proveedores. Toda transmisión se ampara en un contrato que cumple el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013: señala los alcances del tratamiento, las actividades del Encargado y sus obligaciones frente al Titular y al Responsable.

Cuando el destino es un país que la Superintendencia de Industria y Comercio no ha reconocido con nivel adecuado de protección, la transferencia se realiza con la autorización expresa e inequívoca del Titular o al amparo de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, en particular la necesaria para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable, y siempre con cifrado en tránsito y en reposo.

El servicio está dirigido a empresas y a personas mayores de edad. Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes solo procede cuando responda y respete su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal, y previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez y autonomía. Las empresas cliente se obligan a no dirigir campañas a menores. Si el Responsable advierte que trata datos de un menor sin esas garantías, los suprime y lo comunica a la empresa cliente.

El Responsable adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos: cifrado en tránsito mediante TLS, cifrado AES-256-GCM de las credenciales en reposo, contraseñas almacenadas únicamente como hash, autenticación mediante tokens de sesión con caducidad, aislamiento de la información de cada empresa cliente en todas las consultas a la base de datos, registro de accesos y revisión periódica. El detalle y el canal para reportar vulnerabilidades están en la página de Seguridad y reporte de vulnerabilidades.

Conforme al artículo 17, literal n, de la Ley 1581 de 2012, el Responsable informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o existan riesgos en la administración de la información.